نحوه برگزاری جلسات روزانه

جلسات روزانه برای بسیاری از تیم ها به یک ابزار ثابت برای مدیریت تیم و نظم بخشی به کارها تبدیل شده است. این جلسات برای همسو نگه داشتن تیم و تمرکز بر یک جهت بسیار موثر هستند. اگر چه برگزاری جلسات روزانه کار سختی نیست اما اجرای موثر آن ها نیازمند تمرین و آزمون است.

از این رو در این مقاله قصد داریم تجارب، بهترین شیوه ها و دانشی را که می توانند برای برگزاری جلسات روزانه مفید واقع شوند با شما به اشتراک بگذاریم تا :

ـ بدانیم جلسه روزانه چیست و چه چیزی آن را مهم می کند

ـ چند نکته اثبات شده برای بهبود این جلسات بیاموزیم

ـ اشتباهاتی را بشناسیم که باید به هرقمیتی از آن ها دوری کنیم

پیشنهاد تایم‌یاب به شما برای مطالعه‌ی بیشتر‌: تحول دیجیتال در برگزاری رویدادها و مدیریت جلسات

جلسه روزانه چیست؟

در اجایل جلسه روزانه (stand-up meeting) یک جلسه کوتاه دورن تیمی است که به صورت ایستاده (از نظر رسمی نبودن) برای مرور کردن کارهای انجام شده، کارهای درحال انجام و کارهایی که در شرف آغاز هستند، برگزار می شود.

در ابتدا این جلسات از اسکرام شروع شد اما به سرعت توسط تیم هایی که از چهارچوب ها و روش های مختلف مرتبط با اجایل استفاده می کردند، پذیرفته شد.

تیم های توسعه نرم افزار معمولا از این جلسات روزانه استفاده می کردند اما امروزه این جلسات مورد استقبال زمینه های کاری دیگر مانند بازرایابی، مدیریت پروژه ، توسعه محصول و بسیاری از زمینه های شغلی دیگر نیز قرار گرفته است چون برگزاری یک جلسه ایستاده کوتاه، جایگزین جدید و موثری برای جلسات رسمی پشت میز اتاق کنفرانس است که بخش زیادی از نیروی کار احساس خوبی نسبت به آن ندارند.

این نکته را هم باید درنظر داشته باشیم که تحقیقات منتشر شده توسط MIT Sloan نشان می‌دهد در 50 سال گذشته طول جلسات و تعداد آن ها افزایش یافته است تا جایی که مدیران به طور متوسط نزدیک 23 ساعت در هفته را در جلسات صرف می کنند. درحالی که این مدت زمان در دهه 1960 کمتر از 10 ساعت بود.

چگونه یک جلسه روزانه برگزار کنیم؟

قرار است جلسات روزانه یک جایگزین کارآمدتری برای جلسات رسمی اتاق کنفرانس باشند. این جلسات را باید مختصر و شفاف و نسبت به جلسات سنتی آسان تر برگزار کنیم.

نکته: برای تعیین یک بازه زمانی خاص توصیه می کنیم مدت زمان 10 دقیقه را برای این نوع جلسات در نظر بگیرید ولی هر زمانی بین 5 تا 15 دقیقه زمان مناسبی است.

برای شروع، زمانی را که برای افراد حاضر در جلسه مناسب است به طور ثابت و تکرار شونده انتخاب کنیم. بهتر است این جلسات را بلافاصله پس از شروع روز کاری تنظیم کنیم. این باعث می شود برنامه روزانه خود را زودتر هماهنگ کنیم و از اشتباهاتی که ممکن است به دلیل ارتباطات ضعیف با همکاران ایجاد شود، جلوگیری کنیم.

به طور کلی 2 رویکرد معمول برای  قالب جلسات روزانه وجود دارد:

 ـ تمرکز بر فرآیند

ـ تمرکز بر افراد

اگر می خواهیم تمرکز را روی تیم بگذاریم، در طول جلسه هر فرد بدون استثنا باید بتواند به سه سوال اساسی صرف نظر از گردش کار خود پاسخ دهد:

1. دیروز چه کاری انجام دادم؟

2. امروز چه کاری انجام خواهم داد؟

3. چه موانعی در صورت وجود، مانع پشرفت کار من می شوند؟

البته باید درنظر داشته باشیم که این روش برگزاری جلسات روزانه (استندآپ) برای تیم هایی که گردش کاری خود را تجسم نمی کنند موثر است. با وجود برد یا جدول کارها توضیح آنچه که روز قبل انجام شده ضروری نیست. چون هر وظیفه محول شده قابل مشاهده است و ارزش این رویکرد در جلسات روزانه کاهش می یابد.

اگر در جلسه تمرکز بر فرایند را به جای تمرکز بر افراد انتخاب کنیم، توجه به کارهای انجام شده در روز قبل نیاز نیست بلکه باید به کارهایی که مدت زمانی طولانی است در حال انجام هستند توجه کنیم.

به کارهایی که مدت زمانی طولانی است شروع شده و هنوز انجام نشده اند توجه ویژه داشته باشیم و درباره نحوه مدیریت و برطرف کردن هرگونه مانع موجود در روند کار، گفتگو کنیم. حتی ممکن است لازم باشد کارهای درحال انجام را محدود کنیم تا کیفیت و بازده کار افزایش یابد.

نکته: صرف نظر از اینکه از جدول کارها استفاده می کنیم یا نه، بهتر است به جای تمرکز بر افراد بر فرایند کارها تمرکز کنیم تا مطمئن شویم که در انجام کارها پیشرفت وجود دارد. زیرا همانظور که همه ما می دانیم مشغول به کار بودن با کارآمد بودن متفاوت است.

در این جلسات باید تمام ذینفعان شرکت کنند و اگر کارمندان دور کار هستند و درسراسر جهان پراکنده اند، زمان جلسه را به گونه ای تنظیم کنیم که همه آن ها بتوانند در جلسه شرکت کنند.

جلسه را راس ساعت شروع کنیم و هیچ تاخیری را نپذیریم. افراد باید بدانند که جلسات روزانه منتظر کسی نمی ماند و باید به موقع در جلسه حاضر شوند. برای زمانی که افراد با تاخیر در جلسه حاضر می شوند جریمه کوچکی مانند خریدن قهوه برای تمام تیم، یا زودتر شروع شدن جلسه در روز بعدی، درنظر بگیریم تا همه خود را ملزم بدانند به موقع در جلسه حاضر شوند.

چگونه ترتیب صحبت کردن را تعیین کنیم؟

برای شروع جلسه باید مشخص کنیم چه کسی اول شروع به صحبت کند. یک روش معمول پذیرفته شده این است که آخرین فردی که وارد جلسه شده به عنوان اولین نفر صحبت کند. اگر این کمی سخت گیرانه به نظر میرسد می توانیم در جلسات حضوری که افراد دور هم جمع شده اند بخواهیم افراد به ترتیب در جهات عقربه های ساعت یا در خلاف جهات آن شروع به صحبت کنند.  البته می توانیم بدون هیچ ترتیبی مشخص کنیم چه کسی ابتدا صحبت کند.

برای تعیین ترتیب صحبت کردن در جلسات روزانه چندین روش و ایده وجود دارد:

دور نوبتی - بعد از تمام شدن صحبت هر فرد، نفر بعدی در سمت راست یا چپ او ادامه می دهد.

انتقال دادن نوبت - بعد از تمام شدن صحبت هر فرد، خود او انتخاب می کند که چه کسی صحبت کند.

وضعیت جدول کارها - به جدول کارها نگاه کنیم و با کارهایی که تمام شده یا نزدیک به اتمام است شروع کنیم به این صورت هر فرد که مسئول آن کار بوده شروع به صحبت می کند.

نکته: برای اینکه جلسات روزانه موفقیت آمیز باشد، در انتها باید در رابطه با کارهای در دست، گفتگو شود.

بهترین ایده ها و شیوه ها برای جلسات روزانه

اگرتمام نکاتی را که در این مقاله خوانده ایم برای جلسات روزانه (جلسات استندآپ) به کار ببریم به سرعت تاثیر مثبت آن را خواهیم دید. پاراگراف های بعدی حاوی ایده هایی هستند که ارزش جلسات روزانه را افزایش می هند.

جلسه را در زمان غیرمعمولی برنامه ریزی کنیم

هنگام برنامه ریزی کارها ایده خوبی است که زمان جلسات روزانه را در ساعت های غیرمتعارفی تنظیم کنیم. برای مثال، جلسه با تیم بازاریابی در ساعت 9:18 صبح، جلسه با تیم پشتیبانی در ساعت 10:08 و... با اینکار جلسات روزانه بیشتر در خاطر کارکنان می ماند.

البته می توانیم از تیم خود نیز بخواهیم آن ها هم زمان های پیشنهادی خود را برای برگزاری جلسه اعلام کنند.

مقاله پشنهادی: نظرسنجی زمان جلسه

زنگ هشدار تنظیم کنیم

فکر خوبی است اگر یک زنگ هشدار درنظر بگیریم که یک دقیقه قبل از شروع جلسه شروع به نواختن کند. برای دادن مفهومی مثبت به جلسه می توانیم از یک موزیک شاد و خاظره انگیز یا موسیقی نمادین از یک فیلم استفاده کنیم. البته این کار فقط برای جلسات حضوری قابل استفاده است و برای تیم های دورکار قابل اجرا نیست.

یک راه دیگر برای اجرای این ایده که برای جلسات آنلاین هم مناسب است، این است که روی تقویم کارکنان یک اعلان تنظیم کنیم تا قبل از شروع جلسه روی سیستم تمام افراد یک نوتیفیکیشن نمایش دهد.

هم چنین می توانیم یک زنگ هشدار تنظیم کنیم تا نشان بدهد 15 دقیقه از شروع جلسه گذشته است. چون این نوع جلسات نباید طولانی شوند و زمان بهینه برای آن ها 5 تا 15 دقیقه است، این زنگ هشدار به عنوان یک زمان سنج کمک می کند تا در طول جلسه اطلاعات را مختصر و دقیق ارائه دهیم.

جلسه را با تیم های کوچک برگزار کنیم

برگزاری جلسات روزانه به مدت 10 دقیقه با 15 نفر شرکت کننده، ارزش و بازده چندانی ندارد. بهتر است این جلسات فعالیت محور باشند و مواقعی که تعداد افراد زیاد است آن ها را در گروه های کوچکتری تقسیم بندی کنیم و جلسه را برای هر گروه به صورت جداگانه برگزار کنیم. حتی گاهی اوقات می توانیم تیم ها را براساس پروژه های خاصی که انجام می دهند ترکیب کنیم.

نکته: تجربه نشان می دهد موثرترین جلسات روزانه با حدود 3 تا 8 نفر برگزار می شود.

البته اگر کسی می خواهد بداند که هر بخش چگونه کار می کند می تواند به عنوان ناظر در جلسه شرکت کند، اما باید سوالات خود را برای انتهای جلسه نگه دارد.

براساس اولویت شروع کنیم

بهترین راه برای اینکه تیم را همسو و هم جهت نگه داریم این است که ابتدا درباره مواردی که بیشترین اولویت را دارند صحبت کنیم.

جدول کارها به دو نوع گردش کار تقسیم می شوند:

ـ برنامه های تیم

ـ وظایف

به طور خلاصه، برنامه های تیم، پروژه ها یا نمای کلی یک پروژه بزرگتر را نشان می دهد که به کارهای متعدد و مرتبط به هم تقسیم شده است. در جلسات، ما درباره برنامه های تیم صحبت می کنیم و آن وظایف فردی را که انجام داده ایم و به برنامه مرتبط نیستند فقط در صورتی ذکر می کنیم که اولویت بالاتری داشته باشند.

یک مثال خوب در این مورد زمانی است که یک کار فوری به هیئت مدیره تیم توسعه میرسد که آن ها باید هرکاری دیگری را برای رسیدگی به مشکل در اسرع وقت ترک کنند.

اشتباهاتی در جلسات روزانه که باید از آن ها اجتناب کنیم

تا به اینجا ما رویکردها و نکات خوبی را مرور کردیم که به بهبود کیفیت جلسات روزانه کمک میکنند. اما یک سری از اشتباهات نیز وجود دارند که اگر میخواهیم تجربه مثبتی از این نوع جلسات داشته باشیم باید از آن ها دوری کنیم.

جلسه را به یک گزارش وضعیت تبدیل نکنیم

این مهم ترین اشتباهی است که ممکن است مرتکب شویم. هدف از جلسه روزانه این است که تیم را در یک راستا و همسو نگه دداریم نه اینکه به فرد مسئول یا مدیر صرفا گزارش وضعیت بدهیم.

از توضیح جزئیات کارها خودداری کنیم و اگر اعضای تیم این کار را کردند به روشی مودبانه مانع آن ها شویم. همانطور که قبلا گفتیم وقتی این جلسات را می توانیم موفقیت آمیز بدانیم که افراد بعد از جلسه باهم وارد گفتگو شوند.

در جمع بازخورد منفی ندهیم

جلسات روزانه ممکن است ابتدا کمی ترسناک به نظر برسد به خصوص برای افراد درون گرا.

با وجود اینکه اعضای تیم باید با یکدیگر به راحتی گفتگو کنند اما گاهی برخی از افراد وقتی که باید در حضور تیم و مدیر درباره کارهای خود به طور مستقیم صحبت کنند، دچار اضطراب می شوند.

در طول جلسه از قضاوت و بازخورد منفی به صورت علنی، خودداری کنیم. به یاد داشته باشیم بازخورد مثبت هنگامی که در حضور دیگران بیان شود تاثیر مضاعفی دارد اما بازخورد منفی در جمع می تواند به اعتبار، روحیه و اعتماد به نفس افراد آسیب وارد کند.

نشستن

اگر جلسات ما به صورت حضوری برگزار می شود فراموش نکنیم که آن را به صورت ایستاده برگزار کنیم چون هدف این است که این جلسات کوتاه و مختصر باشند و افراد بعد از جلسه بدون تغییر ذهنیت، به راحتی به کار خود برگردند. علت نام گذاری جلسات استنداپ به همین دلیل است.

اگر این جلسات را به صورت نشسته دور میز اتاق کنفرانس برگزار کنیم این خطر وجود دارد که گفتگوها طولانی و مفصل شوند و هدف اصلی جلسه فراموش شود.

سخن پایانی

جلسات ایستاده یا جلسه روزانه یکی از محبوب ترین و گسترده ترین ججلسات اجایل است و به ما کمک می کند تا بین هم تیمی های خود هماهنگی بیشتری ایجاد کنیم و همه را در یک جهت متمرکز نگه داریم. هم چنین می تواند ارتباطات را در شرکت بهبود ببخشد.

اگرچه ممکن است اجرای آن ها ساده به نظر برسد اما همیشه نکات بیشتری نسبت به آن چه که به نظر می رسد وجود دارد.

منبع:

https://kanbanize.com