اهمیت و نحوه برگزاری جلسات موثر

امروزه بر هیچ مدیری پوشیده نیست که برای بهبود عملکرد سازمان خود به همفکری و هماهنگی اعضای تیم خود نیاز دارد و بدون همکاری افراد تیم و مشارکت سازنده آن ها اهداف سازمانی تحقق نمی یابند.  

به همین دلیل با توجه به اهمیت روز افزون کار گروهی و استفاده از نظرات و تجربیات گوناگون افراد، برگزاری جلسات بیش از همیشه مورد توجه قرار گرفته و از آنجایی که برنامه ها و اپلیکیشن ها امکان برگزاری جلسات آنلاین را نیز فراهم کرده اند، برگزاری جلسات با افراد مختلف آسان تر از قبل شده و تعداد جلسات تیمی و برون سازمانی افزایش یافته است.

مقاله پیشنهادی: آداب حضور در جلسات آنلاین

اکنون که اهمیت برگزاری جلسات در موفقیت های سازمانی بیشتر از همیشه آشکار شده و مدیران با ارتقا دانش مدیریت خود بسیار بیشتر از قبل بر انجام کار حرفه ای تاکید دارند، آشنایی با اصول برگزاری جلسه و مدیریت جلسات ضروری شده است.

چون برگزاری جلسات به شکل غیراصولی و بدون رعایت چهارچوب های موردنیاز آن، نه تنها کمکی به پیشرفت کارها نمی کند بلکه باعث اتلاف زمان تیم و هزینه های اضافی نیز می شود.

از طرفی برگزاری جلسات می تواند با چالش هایی نیز رو به رو باشد که مهارت و دانش مدیریت این چالش ها نیز بسیار حائز اهمیت است. شاید همه ما تجربه شرکت در جلسه ای را داشته باشیم که از نظر ما اتلاف وقت بوده، بی نتیجه مانده، بی نظم برگزار شده و... 

اگر بخواهیم جلسات ما نتیجه و بازده مناسبی داشته باشند و به بهبود عملکرد کارکنان و دستیابی به اهداف تیم کمک کنند، چگونه آن ها را برگزار کنیم؟

ما قصد داریم در یک رشته مقاله به این سوال پاسخ دهیم.

انتخاب زمان مناسب جلسه و تاثیر آن بر کیفیت جلسات

یکی از اقدامات مهمی که می توانیم برای بهبود کیفیت جلسات خود انجام دهیم، انتخاب زمان مناسبی برای جلسه است.

هنگامی که جلسه در زمان مناسبی برگزار نمی شود، ممکن است اعضا جلسه نتوانند با تمرکز و توجه کافی در جلسه شرکت کنند، ممکن است نتوانند با آمادگی کامل در جلسه حاضر شوند و درنتیجه نتوانند به خوبی نظرات و ایده های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارند.

هم چنین اگر زمان جلسه مناسب نباشد ممکن است خیلی از افراد نتوانند در جلسه شرکت کنند و درنتیجه تعداد شرکت کنندگان در جلسه بسیار کمتر از حدانتظار باشد.

به همین خاطر در انتخاب زمان جلسه باید توجه کافی داشته باشیم و زمانی را انتخاب کنیم که برای همه افراد یا حداکثر آن ها مناسب باشد تا جلسه ای که برگزار می کنیم بتواند موثر واقع شود.

چگونه زمان مناسبی برای جلسه انتخاب کنیم؟

اگر ما برگزار کننده جلسه هستیم می توانیم با توجه به برنامه مدیران جلسه، میزبان و اعضای کلیدی جلسه زمان برگزاری را انتخاب کنیم و به اطلاع شرکت کنندگان برسانیم. اما همانطور که گفته شد ممکن است این زمان برای بسیاری از شرکت کنندگان مناسب نباشد.

درواقع با این نحوه انتخاب، افراد جلسه باید خودشان را با برنامه مدیران وفق دهند. و این می تواند حس اجباری بودن و تک محوری بودن جلسه را به آن ها القا کنند.

بنابراین برای انتخاب زمان جلسه بهتر است نظر شرکت کنندگان را نیز بدانیم.

به عبارتی، یکی از اصولی که بهتر است برای داشتن یک جلسه کارآمد و مفید رعایت کنیم، اصل مشورت یا همان توجه به نظر سایر افراد است.

هنگامی که ما قبل از جلسه نظر افراد را نیز درباره زمان جلسه جویا می شویم و از آن ها می خواهیم در انتخاب زمان جلسه مشارکت کنند، نه تنها بسیاری از چالش هایی را که ممکن است جلسه با آن ها رو به شود برطرف می کنیم، بلکه قدمی محکم برای داشتن جلسه ای با کیفیت بالا برمی داریم.

مشارکت افراد در انتخاب زمان جلسه چه تاثیری بر کیفیت جلسه دارد؟

وقتی افراد در انتخاب زمان جلسه نظرات خود را بیان می کنند، زمان جلسه با مشورت شرکت کنندگان انتخاب می شود و درنتیجه اکثریت اعضا با آن موافق بوده و در جلسه حاضر می شوند. پس تعداد حاضرین در جلسه در حد انتظار خواهد بود.

از طرفی وقتی افراد در کاری مشارکت می کنند حس تعلق و تعهد بیشتری نسبت به آن کار خواهند داشت پس با توجه و تعهد بیشتری نیز در جلسه شرکت خواهند کرد و نسبت به نتیجه جلسه حساس تر خواهند بود.

به این ترتیب اعضا جلسه با آمادگی بیشتر در جلسه حاضر می شوند و برای دستیابی به اهداف جلسه همکاری و همراهی بیشتری خواهند داشت.

به علاوه مشورت با افراد در خصوص زمان جلسه این پیام را به آن ها منتقل می کند که نظر تک تک آن ها نیز در کنار نظر مدیران مهم است و درنتیجه حس ارزشمندی و اعتماد به نفس آن ها تقویت می شود.

چگونه از افراد برای انتخاب زمان جلسه نظرسنجی کنیم؟

شاید پرسیدن نظر تک تک افراد برای انتخاب زمان جلسه به خصوص در جلساتی که تعداد شرکت کنندگان بیشتر است کار دشواری باشد.

برای مثال وقتی قرار است 10 نفر در جلسه ای شرکت کنند، تماس با تک تک آن ها و پرسیدن نظرشان درباره زمان جلسه، هم زمان بر و هم چالش برانگیز است چون هر کدام از آن ها برنامه متنفاوتی دارند و پیدا کردن زمانی مشترک کار آسانی نیست.

اگر شما هم تجربه هماهنگی جلسات را داشته باشید کاملا با این چالش ها آشنا هستید.

گاهی ممکن است مجبور شویم با فراد بارها تماس بگیریم یا به آن ها پیام دهیم تا به یک زمان مناسب که مورد توافق همه یا اکثریت باشد برسیم.

اما با وجود این چالش ها به دلیل اهمیت و مزایای زیادی که انتخاب زمان جلسه با مشارکت اعضا دارد، نمی توانیم از آن صرف نظر کنیم.

پس راه حل چیست؟

تایم یاب (Timeyab) برنامه نظرسنجی جلسات و قرارهای ملاقات

همانطور که گفته شد نظرسنجی از افراد جلسه برای انتخاب بهترین زمان جلسه بسیار مهم است و البته می تواند برای فردی که مسئول این هماهنگی هاست کار خسته کننده ای هم باشد.

خوشبختانه همانظور که با وجود اپلیکیشن ها بسیاری از کارها خیلی راحت تر از قبل انجام می شوند، نظرسنجی زمان جلسه و هماهنگی افراد نیز با وجود اپلیکیشن تایم یاب بسیار آسان خواهد بود.

ما به عنوان میزبان جلسه براساس شرایط موجود چند زمان پیشنهادی برای برگزاری جلسه انتخاب می کنیم. این زمان های پیشنهادی به هر تعدادی می تواند باشد. 

زمان های پیشنهادی خود را به اپلیکیشن تایم یاب می دهیم. تایم یاب جدولی از زمان های پیشنهادی جلسه را در قالب یک نظرسنجی برای افراد مدنظر ما از طریق ایمیل و با یک کلیک ارسال می کند. هم چنین  میتوانیم از طریق به اشتراک گذاری لینک نظرسنجی جلسه که تایم یاب آن را در اختیار ما می گذارد، افراد را به شرکت در نظرسنجی زمان جلسه دعوت کنیم.

افراد دعوت شده به نظرسنجی حتی از طریق تلفن همراه خود نیز  می توانند به راحتی زمان یا زمان های مناسب خود را در جدول پیشنهادی علامت بزنند.

تایم یاب نظرات ثبت شده افراد را برای ما ارسال می کند و براساس آرای ثبت شده مناسب ترین زمان را که مورد توافق اکثر شرکت کنندگان بوده به ما نشان می دهد.

و درپایان دعوتنامه جلسه را برای افراد مدنظر ما ارسال می کند.

با استفاده از تایم یاب، فرایند نظرسنجی زمان جلسه و هماهنگی افراد تنها با چند کلیک انجام می شود بدون اینکه به تماس و پیغام گذاشتن های مکرر نیازی باشد.

البته این برنامه امکانات بیشتری دارد که مشارکت اعضا در انتخاب زمان جلسه و هماهنگی افراد برای شرکت در جلسه را بسیار آسان می کنند که این امکانات را در ادامه این رشته مقاله معرفی خواهیم کرد.

سخن پایانی

امروزه می توانیم با استفاده از دانش روز مدیریت و ابزارهای مناسب، جلسات خود را به بهترین شکل برگزار کنیم و از مزایای جلسات موثر، دیدگاهای مختلف و کارگروهی بهره مند شویم. چیزی که میتواند سرنوشت پروژه ها و سازمان ها را تغییر دهد.