خو

آداب حضور در جلسات آنلاین(بخش دوم)
نکات ساده اما مهمی که در هر جلسه آنلاینی باید رعایت کنیم!

چه آداب و اصولی را در جلسات آنلاین رعایت کنیم؟


امروزه بسیاری از جلسات کاری، اداری، آموزشی و... به صورت مجازی برگزار می شود و بر کسی پوشیده نیست که روند آنلاین شدن جلسات نه تنها متوقف نمی شود بلکه رو به افزایش است. مزایای بیشمار این نوع جلسات باعث شده کارفرمایان و کارمندان در بسیاری از مواقع آن را به روش های سنتی برگزاری جلسه ترجیح بدهند. 

به همین دلیل لازم است همه شرکت کنندگان ، جهت افزایش کیفیت و راندمان جلسه، اصول و آدابی را راعایت کنند.در بخش اول مقاله‌ آداب حضور در جلسات مجازی(بخش اول)، درباره اهمیت برگزاری جلسات مجازی و ضرورت رعایت آداب و اصول مخصوص به آن صحبت کردیم و هم چنین بخشی از نکات مهمی را که در هر نوع جلسه آنلاینی لازم است توسط تمام اعضا رعایت
شود، عنوان نمودیم. در این مقاله نیز به ادامه این نکات می پردازیم.

آداب و اصول جلسات آنلاین

برخی از آدابی که باید در جلسات آنلاین رعایت کنیم:


1.فضایی مجزا برای برگزاری جلسه در نظر بگیریم

تا به حال ما هیچ فضای اداری مشخصی در خانه های خود نداشتیم و تا پیش از این در فضاهای مشترک خانه کار می کردیم که صدای کودک یا اعضای خانواده می توانست در کار و جلسه ما اختلال ایجاد کند.

به همین دلیل سعی کنیم برای جلسات اتاقی را که در آن قفل می شود انتخاب کنیم، و برای اعضای خانواده توضیح دهیم که به سکوت نیاز داریم و نباید در طول جلسه‌ی ما سروصدای زیادی در خانه باشد. با گذشت زمان، ما و حتی خانواده ما با این شرایط بیشتر آشنا خواهیم شد و راه حل های بهتری پیدا خواهیم کرد ولی تا آن موقع لازم است همه ما امور شخصی روزانه خود را با این شرایط وفق دهیم.


2. یک دستور کار مشخص تعیین کنیم

در طول جلسه ممکن است صحبت های مختلفی صورت بگیرد و باعث شود از موضوع اصلی فاصله بگیریم. همچنین اعضا جلسه به دلیل حضور در فضای شخصی خود ذهن شان از مسئله دور شود. به همین دلیل لازم است قبل از جلسه حتما یک برنامه و دستورکار مشخص داشته باشیم تا همه شرکت کنندگان طبق دستورکار حرفی برای گفتن داشته باشند و بتوانند بیشتر در جلسه مشارکت کنند. حتما باید دستورجلسه را 24 ساعت قبل از برگزاری جلسه برای اعضا ارسال کنیم و هم چنین مواردی را که باید در جلسه مطرح و پیگیری شوند، به فرد مسئول یادآوری نماییم. خوشبختانه در ابزارهای  pamika به راحتی می توان دستور کار را مشخص نمود و زمان تقریبی برای هر جلسه را نیز تعیین کرد به طوری که همه دعوت شدگان به جلسه بتوانند قبل از جلسه به این دستورجلسه دسترسی داشته باشند و با آمادگی در جلسه حاضر شوند.
مطلب پیشنهادی : برنامه ریزی جلسه


3. مدت زمان جلسه را مناسب با محتوا و ظرفیت افراد تعیین کنیم

اگر جلسه ای خیلی طولانی شود اعضای جلسه کم کم به سمت برنامه ها و اپلیکیشن های دیگر می روند و تمرکز آن ها از جلسه دورخواهد شد. این وظیفه میزبان جلسه است که جلسه را طبق دستورکار پیش ببرد و هم چنین وظیفه شرکت کنندگان است که به جلسه توجه کرده و سوالات خود را برای پیش بردن روند کار مطرح کنند.
در اپلیکیشن تایم یاب این امکان وجود دارد که به راحتی بتوانیم زمان جلسه را با هماهنگی افراد انتخاب کنیم و مدت زمان جلسه را مطابق با مدت تخمینی برای هر دستور جلسه مشخص نماییم.


4. همه اعضا را معرفی کنیم

اگر جلسه با تیم ها یا گروه های دیگری برگزار می شود که اغلب با یکدیگر کار نمی کنند یا با مشتری موردنظر آشنا نیستند، همیشه جلسه را با معرفی کوتاه اعضای جلسه شروع کنیم.


5. نوتیفیکیشن ها( اعلان ها) را خاموش کنیم

بسیار طبیعی است که هنگام کار در منزل فراموش کنیم که نوتیفیکیشن ها را روی موبایل خود خاموش کنیم. چون در مقایسه با وقتی که وارد اتاق کنفرانس می شویم کار مرسومی نیست.

خاموش کردن اعلان های سیستم و تلفن همراه مانع پرت شدن حواس ما در طی جلسه می شود.


6. به هرکدام از اعضای جلسه کاری بسپاریم

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چرا در جلساتی حضور داشتید که نمی دانستید باید چه کاری انجام دهید؟ این سریع ترین راه برای از بین بردن تعامل تیمی است! قبل از برنامه ریزی جلسه، چیزی را برای ارائه یا گفتگو در اختیار همه قرار دهیم. این کار به ما کمک می کند تا در انتخاب افراد حاضر در جلسه دقت نماییم و افرادی را که لازم نیست در جلسه باشند، دعوت نکنیم.



7. حرف کسی را قطع نکنیم

از آنجایی که صدا و تصویر باید از طریق اینترنت به هر کدام از اعضای جلسه منتقل شود، دقت کنیم که صحبت کسی را قطع نکنیم. معمولا در جلسات آنلاین کمی تاخیر وجود دارد و پاسخ کمی دیرتر می رسد، به همین دلیل بهتر است صحبت کسی را قطع نکنیم و کمی صبور باشیم.


8. همواره با کمی صبر، صحبت خود را شروع نماییم

اگر قبل از صحبت کردن یک ثانیه صبر کنیم بسیاری از ابهامات حل می شود! به عنوان مثال، یک ثانیه صبر کنیم اگر کسی صحبت نمی کرد، بهتر است ما صحبت خود را شروع کنیم در غیر این صورت صبر کنیم تا طرف مقابل صحبت خود را تمام کند. همیشه در نظر بگیریم که اتصال اینترنت همه اعضا مناسب و پایدار نخواهد بود.


9. متناسب با مخاطب خود صحبت کنیم و او را از قبل بشناسیم

از آنجایی که تمایل به جلسات آنلاین به طور پیوسته افزایش می یابد بسیار مهم است که مخاطب خود را بشناسیم و از اصطلاحات و گفتگوهایی استفاده کنیم که برای همه قابل درک باشد. این کار کمک می کند تا جلسه خروجی و نتیجه داشته باشد نه اینکه ابهام و تردید باقی بماند.


10. برای جلسات طولانی ،زمان استراحت درنظر بگیریم

اگر قرار است جلسه ای طولانی باشد، حتما از قبل برای زمان های استراحت برنامه ریزی کنیم و آن را در دستورکار قرار دهیم. به این ترتیب همه می توانند استراحت کوچکی داشته باشند و با ذهنی تازه به گفتگو ادامه دهند.
به طور کلی بهتر است زمان یک جلسه بیشتر از 50 دقیقه نباشد، اما اگر جلسه ای به مدت زمان بیشتری نیاز دارد برای هر 50 دقیقه، یک استراحت 10 دقیقه ای درنظر بگیریم.


11. با شخصی خارج از جلسه صحبت نکنیم

با شخص دیگری که در اتاق کنار ماست و اعضای جلسه صدای او را نمی شنوند، زیرلب صحبت نکنیم. این کار در هر شرایطی جلوه خوبی ندارد.


12. به موقع جلسه را پایان دهیم

در جلسات و گفتگوهای طولانی احتمال زیادی وجود دارد که جلسه را در زمان مقرر تمام نکنیم. درنتیجه شرکت کنندگانی که برنامه های دیگری دارند دچار استرس و بی برنامگی می شوند. برای حل این مشکل و مدیریت زمان می توانیم فردی از اعضای جلسه را مسئول کنیم تا مراقب باشد جلسه طبق برنامه و در مسیر مورد نظر پیش رفته و تنها درمورد نکات موردنیاز صحبت شود.

13. قبل از پایان جلسه جمع بندی کنیم

لازم است نزدیک به پایان جلسه همه اعضا از اهداف و نتیجه جلسه دید مشخصی داشته باشند و بدانند چه اقداماتی برای جلسه بعد باید انجام دهند. رییس و دبیر جلسه باید آنچه را که طی جلسه مورد گفتگو بوده به خوبی مشخص کنند، کارهایی را که هرکدام از اعضای جلسه باید انجام دهند به همراه مهلت مقرر تعیین نمایند و گام ها و مراحلی را که تا جلسه بعدی باید دنبال شوند را تعیین کنند.این کار به اعضای جلسه حس تکمیل کار را داده و مشخص می کند هرکسی روی چه هدفی کار خواهد کرد، به این ترتیب اگر بخشی از کار اعضا با یکدیگر هم پوشانی یا ارتباط داشته باشد می دانند که باید با چه کسی در تماس باشند.


14. به شرکت کنندگان اجازه خروج دهیم

در همه جلسات لازم نیست که تمام شرکت کنندگان تا پایان جلسه حضور داشته باشند.(این موضوع به نوع جلسه وابسته است) . بنابراین برخی از افراد ممکن است فقط برای صحبت های محدودی به جلسه آمده باشند. اگر ادامه جلسه نیازی به ماندن برخی از شرکت کنندگان ندارد، به آن ها اجازه دهیم جلسه را ترک کنند زیرا در این زمان می توانند به کارهای مهم دیگری بپردازنند.


در نتیجه،جلسات مجازی هم مانند جلسات حضوری نیاز به رعایت آداب و اصول خاصی دارند تا جلسه به درستی پیش برود و نتیجه مناسبی داشته باشد. این اصول بسیار ساده ولی ضروری هستند و کمک می کنند تا کیفیت جلسات به شکل چشم گیری افزایش یافته و امور جلسه با نظم و دقت بیشتری پیش بروند.
آداب حضور در جلسات آنلاین(بخش دوم)
TimeYab ۱۴۰۰/۱۱/۲۰
این پست را به اشتراک بگذارید
ورود to leave a comment

خو

آداب حضور در جلسات آنلاین(بخش اول)
اصول ساده اما مهمی که در هر جلسه آنلاینی باید رعایت کنیم!