بخشی از مدیریت یک کسب و کار موفق این است که بدانیم چطور جلسات کاری خود را به شکل درست و موثری تری برگزار کنیم، و از طرفی دیگر، برگزاری جلسات موثر نیازمند تعامل و ارتباطات مناسبی بین شرکت کنندگان در جلسه است. از این رو قصد داریم در این مقاله روش ها و نکاتی را عنوان کنیم که به داشتن ارتباطات بهتر در یک جلسه کاری کمک می کنند.

اگر ما بتوانیم نظرات و ایده های خود را دقیق و شفاف بیان کنیم، توجه خود و سایر افراد را به جلسه معطوف نگه داریم، از زبان بدن به طور موثرتری استفاده کنیم و بحث و گفتگوها را در مسیر درست پیش ببریم جلسات بسیار موفق تری خواهیم داشت.

اغراق آمیز نیست اگر بگوییم موفقیت یا شکست جلسات کاری به توانایی ارتباط ما و مهارت های ارتباطی سایر شرکت کنندگان در جلسه بستگی دارد، به این معنی که ما باید بتوانیم به طور واضح صحبت کنیم و نظرات خود را به گونه ای بیان کنیم که دیگران بتوانند آن را به راحتی درک کنند.

نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنیم این است که ارتباطات مفهومی یک طرفه نیست، یعنی اگر ما سخنران خوبی باشیم و محتوای خوبی به مخاطب انتقال دهیم اما شنونده خوبی نباشیم، توانایی ما در برقراری یک ارتباط موثر کافی نیست.

یکی از کارهایی که در هرجلسه بهتر است انجام دهیم ضبط کردن جلسه است تا بتوانیم مجددا با دقت به صحبت ها گوش دهیم. این کار کمک می کند نظرات و صحبت های صورت گرفته را به درستی متوجه شویم و هم چنین نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنیم. (البته که قبل از ضبط کردن جلسه باید مطمئن شویم که در جلسه موردنظر اجازه این کار را داریم)

چگونه در یک جلسه ارتباط مناسبی برقرار کنیم؟

5 نکته پیش رو به ما کمک می کند تا با بهبود ارتباطات اعضای جلسه و ایجاد ارتباط موثر بین آن ها، بتوانیم کیفیت جلسات خود را افزایش دهیم و جلسات کاری موفق تری برگزار کنیم.

1.تا جای ممکن طبق موضوعات برنامه ریزی شده پیش برویم

اگر جلسات کاری بر موضوع اصلی تمرکز نداشته باشند و از اهداف جلسه دور شوند، بهره وری جلسه به شدت افت کرده و زمان کسانی که در جلسه حضور دارند به هدر می رود، درحالی که آن ها می توانستند این زمان را صرف انجام کار مفیدتری بکنند.

برای جلوگیری از این مسئله، ما باید از قبل برای جلسه برنامه ریزی کنیم و در طول جلسه تا حد ممکن به موضوعات برنامه ریزی شده پایبند باشیم. در برخی از جلسات ممکن است در پایان جلسه فرصتی باشد تا درباره سایر موضوعات هم صحبت شود اما همیشه تمرکز باید روی موضوع اصلی باشد تا جلسه نتیجه مفیدی داشته باشد.

مطلب پیشنهادی : برنامه ریزی جلسه

میزبان جلسه یا یکی از شرکت کنندگان که هدایت جلسه را برعهده دارد باید گفتگو را در مسیر موردنظر حفظ کند و در صورت فاصله گرفتن از موضوعات اصلی شرکت کنندگان را به مسیر درست برگرداند. هم چنین یک چک لیست داشته باشد تا مطمئن شود که همه نکات و موضوعات مدنظر در جلسه پوشش داده شده است. این کار باعث صرفه جویی در زمان همه اعضا و افزایش بهره وری تیم خواهد شد.

2. به کمک فناوری ارتباطات را بهبود ببخشیم

اگرچه سازماندهی افکار و گفتن مطالب در طول جلسه بسیار حیاتی است اما استفاده هوشمند از امکانات و ابزار هوشمند مربوط به جلسات نیز می تواند به شکل موثرتری ارتباطات را در جلسات بهبود ببخشد.

هم چنین اپلیکیشن تایم یاب از نمونه ابزارهایی است که به تعامل و هماهنگی افراد در انتخاب زمان جلسه و ارسال دعوتنامه ها کمک می کند به شکلی که افراد جلسه بتوانند به راحتی در انتخاب زمان جلسه مشارکت کنند و این امکان را میدهد تا همه این اقدامات را با نظم و سرعت بیشتری انجام دهیم.

اگر از منزل در جلسات شرکت می کنیم، بهتر است یک مانیتور با کیفیت بالا داشته باشیم که جلسات از راه دور را به خوبی پشتیبانی می کنند. برخی از مانیتور ها با قابلیت ارگونومیک این امکان را فراهم می کنند تا در خانه بایستیم و به راحتی برای شرکت کنندکان در جلسه ارائه داشته باشیم.

3. به زبان بدن خود بیشتر توجه کنیم

وقتی درباره ارتباطات صحبت می شود، اغلب به سخنرانی و صحبت کردن یا ارتباطات کتبی فکر می کنیم. درحالی که بخش مهمی از ارتباط ما با دیگران از طریق زبان بدن اتفاق می افتد. بنابراین، برای داشتن ارتباطات بهتر در جلسه باید به زبان بدن خود بسیار توجه کنیم. مطالعات زیادی نشان می دهد که افراد درباره ما براساس زبان بدنی که داریم سریع قضاوت می کنند.

باید به نحوه نشستن یا ایستادن خود در جلسه دقت کنیم و با اعضای جلسه ارتباط چشمی خود را حفظ کنیم. حتی در جلسه آنلاین نیز به دوربین خود نگاه کنیم و طوری جلو دوربین بنشینیم که متناسب با جلسه و نشان دهنده تمرکز ما باشد.

مطلب پیشنهادی : آداب حضور در جلسات مجازی

4. سوالاتی مطرح کنیم که دیگران را وارد گفتگو کنیم

اغلب اوقاتی که افراد جلسه به جای گوش دادن به یک سخنرانی طولانی وارد گفتگو می شوند و در بحث مشارکت می کنند، جلسه با کیفیت بیشتری برگزار می شود و نتایج بهتری خواهد داشت، هرچند که ممکن است در همه جلسات این کار امکان پذیر نباشد. با این حال ممکن است برخی از شرکت کنندگان تمایلی به مشارکت داوطلبانه در جلسه نداشته باشند و در این شرایط است که مطرح کردن سوالات می تواند به مشارکت اعضا کمک کند.

در این راستا باید سعی کنیم از سوالات هوشمندانه استفاده کنیم تا جلسه را پیش ببریم و به ایده های افراد دسترسی پیدا کنیم. سوالات را می توان طوری پرسید که همه افراد بتوانند به صورت داوطلبانه به آن پاسخ دهند و هم چنین می توان سوالات را فرد به فرد برای درگیر نگه داشتن افراد در جلسه مطرح کرد.

5. حواس پرتی های غیرضروری را به حداقل برسانیم

درنهایت، یکی از نکات ضروری برای بهبود کیفیت ارتباطات در جلسه این است که حواس پرتی های غیرضروری را به حداقل برسانیم. برای مثال، ابتدا مطمئن شویم که اتاق جلسه (چه در جلسات حضوری و چه در جلسات مجازی) از آلودگی های صوتی و سرو صداهای ناخواسته به دور باشد. 

هم چنین، یکی از عوامل مهم در حواس پرتی‌ها تلفن همراه و نوتیفیکیشن های آن است که باید حتما در طول جلسه به درستی مدیریت شوند. از این رو بهتر است از همه شرکت کنندگان به طور مودبانه بخواهیم موبایل خود را دور نگه دارند تا همه بتوانیم تمام توجه خود را فقط به جلسه معطوف کنیم.

به علاوه بهتر است تعداد دستگاه ها و ابزارهای موجود در جلسه را فقط به دستگاه های موردنیاز محدود کنیم. برای مثال، اگر افراد در طول جلسه به لپ تاپ نیاز ندارند، از گذاشتن لپ تاپ روی میز خودداری کنیم. یا در جلسات آنلاین، اعلان های موبایل یا لپ تاپ خود را خاموش کنیم.

اگر از محتوای متنی در جلسه استفاده می کنیم که اعضا لازم است آن را بخوانند، طوری جلسه را پیش ببریم که افراد مجبور نباشند همزمان هم نوشته ها را بخوانند و هم به صحبت سخنران گوش بدهند. 

سخن پایانی