برنامه ریزی منابع انسانی چیست و چه اهمیتی دارد؟
برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) فرایندی است برای پیش بینی نیاز های آتی منابع انسانی سازمان و تعیین اینکه چگونه می توان از ظرفیت موجود منابع انسانی سازمان برای تامین این نیازها استفاده کرد.
بنابراین، این برنامه ریزی بر مفهوم اولیه اقتصادی تقاضا و عرضه در زمینه ظرفیت منابع انسانی سازمان تمرکز می کند. درواقع فرایندی است که به مدیریت سازمان کمک می کند تا با تامین تعداد افراد مناسب در زمان و مکان مناسب، نیازهای آتی منابع انسانی سازمان را تامین کند.
به علاوه، تنها پس از تجزیه و تحلیل مناسب نیازهای منابع انسانی است که می توان فرایند استخدام و انتخاب را توسط مدیریت آغاز کرد. و باید گفت HRP در دستیابی به استراتژی ها و اهداف سازمان ضروری است.
درواقع، این روزها که استراتژی ها و اهداف بلند مدت سازمان به طور گسترده ای با برنامه ریزی منابع انسانی در ارتباط است، اکنون برنامه ریزی منابع انسانی به برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی تبدیل شده است.
اگرچه برنامه ریزی منابع انسانی ممکن است فرایند بسیار ساده ای، برای مدیریت تعداد نیازهای منابع انسانی به نظر برسد، با این حال، فعالیت واقعی به دلیل تاثیر نیرو کار فعلی در سازمان، فشار برای دستیابی به اهداف کسب و کار و شرایط حاکم بر بازار نیروی کار، ممکن است مدیر منابع انسانی را با موانع زیادی رو به رو کند.
چرا به برنامه ریزی منابع انسانی نیاز داریم؟
اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی
برنامه ریزی منابع انسانی علم نیست، بلکه رویکردی مبتنی بر ایده ها و فرایندهایی است که به پیش بینی و مدیریت موثر عملیات کمک می کند. به همین دلیل می خواهیم با مزایا و چرایی نیاز به آن آشنا شویم.
1. ایجاد انعطاف پذیری نسبت به محیط اقتصادی پویا
دنیای ما در حال گذار از تغییرات متحول کننده در تکنولوژی است. جهانی شدن و تغییرات فرهنگی یک واقعیت هستند. درنتیجه زمان ماندگاری یک محصول کاهش یافته و شکاف های مهارتی درحال افزایش است. پس نه فقط سرمایه فیزیکی یا مالی، بلکه سرمایه انسانی نیز باید با این واقعیت جدید سازگار شود.
ساختار اجتماعی-اقتصادی جهان تغییر کرده و به یک اقتصاد مبتنی بر دانش تبدیل شده است و داشتن استعدادهای برتر برای بقا ضروری است.
برنامه ریزی موثر منابع انسانی ما را قادر می سازد تا در مقابل موقعیت های تجاری ناپایدار مانند ادغام و مالکیت ها، افزایش مشاغل خارج از کشور، رقابت صنعتی، تغییرات در قانون گذاری های دولتی و ... انعطاف پذیری ایجاد کنیم.
2. بهبود عملیات در فرایند برنامه ریزی منابع انسانی
تجزیه و تحلیل نیروی کار و فرایند برنامه ریزی منابع انسانی به ساده سازی عملکردهای مختلف کسب و کار کمک می کنند. زیرا باعث می شوند بتوانیم استقرار مناسب نیروی کار را براساس نیاز برنامه ریزی کنیم. به این ترتیب، از قبل کمبودهای احتمالی در هر بخشی از کسب و کار را می شناسیم و آماده رسیدگی به آن ها هستیم.
برنامه ریزی منابع انسانی خوب همچنین از توزیع استعدادها در مناطق جغرافیایی و فرهنگ به روشی برنامه ریزی شده پشتیبانی می کند و از این رو یک ارزش پیشنهادی مثبت ایجاد می کند. معرفی برنامه های آموزشی و جانشینی مناسب خطرات کمبود استعداد را کاهش می دهند و درنتیجه باعث افزایش بهره وری می شوند.
3. سازگاری با تغییرات تکنولوژی
آینده متعلق به تیمی از منابع انسانی است که از نظر فناوری پیشرفته است و می تواند آموزش ببیند و خودش را با انتظارات جدید سازگار کند. امروزه آنالیز داده محور برای کسب و کارهای آماده آینده ضروری شده است.
یک برنامه صحیح منابع انسانی در معرفی و توزیع استعدادها در میان کارکردهای مختلف کسب کار و گروه های فناوری موثر است و درنتیجه از رشد حمایت می کند.
هم چنین، تغییرات تکنولوژی سازمان ها را ملزم می کند تا متناسب با روش انجام کسب و کار خود، تکامل یابند. مهارت های فعلی ممکن است در آینده منسوخ شوند. فناوری جدید نیازمند مجموعه مهارت های جدیدی است که به راحتی در بازارکار در دسترس نیست. بنابراین یک برنامه ریزی مناسب برای جستجو و استخدام مجموعه مهارت های جدید حیاتی است.
لازم توجه داشته باشیم که ابتکارات در فناوری به دلیل مقاومت کارکنان در برابر آن و ارتباطات ضعیف شکست می خوردند. پس مدیریت تغییر فقط زمانی در به حداقل رساندن اثرات نامطلوب موثر است که برنامه های افراد را در آن دخیل کند.
4. فعال سازی فاز رشد برای کسب و کارهای کوچک و متوسط
رشد کسب و کارهای کوچک اغلب ناگهانی و پویا است. آن ها بیشتر تحت تاثیر محیط خارجی قرار می گیرند. برنامه ریزی منابع انسانی برای کسب و کارهای کوچک فقط یک اصلاح و تعدیل اضافی نیست، بلکه بخشی ضروری از استراتژی کلی رشد است. اغلب کسبوکارهای کوچک باید برنامهریزی کنند که چه زمانی برونسپاری کنند، چه تعداد نفر را جذب کنند، چه مزایای جبرانی پیشنهادی داشته باشند و...
یک کسب و کار کوچک ممکن است در ابتدا با 2 یا 3 نفر شروع شود، اما استراتژی کسب و کار آن ها باید شامل برنامه های انسانی باشد تا بدانند چگونه باید اندازه تیم را برای رسیدن به اهداف تجاری رشد دهند.
5. پیش بینی تغییرات در بازار کار
طبق گزارش سال 2017 دیلویت در مورد روند سرمایه انسانی جهانی، عصر دیجیتال به طور مداوم در حال تغییر نیازهای مهارتی است. جذب استعدادهای مناسب به یک چالش تبدیل شده است و برای بسیاری از شرکت ها خطر رشد را به همراه دارد. اقتصاد دانش بنان شده و انتظارات کارکنان نیز چند برابر شده است. آن ها به سهامداران فرصت های برابر تبدیل شده اند و سهم خود را در تعریف استراتژی رشد دارند.
بنابراین ایجاد یک استراتژی صحیح شامل مدیریت استعداد، مدیریت تیم، برنامه ریزی جانشین پروری، آموزش و ... برای برآوردن نیازهای کارکنان در حال تغییر، یک مزیت است.
بنابراین برنامه ریزی منابع انسان از جهت های زیادی به سازمان کمک می کند:
ـ مدیران منابع انسانی به جای اینکه از تغییر رویدادهای سازمان غافل گیر شوند، در مرحله پیش بینی نیازهای نیروی کار قرار می گیرند.
ـ جلوگیری از گرفتار شدن کسبوکار در دام تغییر بازار نیروی کار، نگرانی مشترک در بین تمام صنایع و بخشها
ـ انجام کار فعالانه، زیرا گسترش بازار نیروی کار همیشه با نیازهای نیروکار سازمان از نظر تجربه حرفه ای، استعدادها، نیازها، مهارت ها و... در ارتباط نیست.
ـ سازمانهایی که در مرحله رشد هستند ممکن است با چالش برآوردن نیاز به مجموعه مهمی از مهارتها، شایستگیها و استعدادها برای دستیابی به اهداف استراتژیک خود مواجه شوند تا بتوانند به خوبی برای برآوردن نیازهای منابع انسانی آماده باشند.
ـ با درنظر گرفتن اهداف سازمانی، برنامه ریزی منابع انسانی، امکان شناسایی، انتخاب و توسعه استعدادها یا شایستگی های موردنیاز در سازمان را فراهم می کند.
بنابراین بهتر است سازمان برای جلوگیری از هرگونه مانع غیرضروری در نیازهای نیروی کار خود، برنامه ریزی منابع انسانی را انتخاب کند. یک شرکت مشاوره منابع انسانی می تواند ارزیابی و برنامه ریزی جامع منابع انسانی را به سازمان ارائه دهد تا نیازهای آتی آن را به شکل مقرون به صرفه و به موقع برآورده کند.
مراحل کلی از فرایند برنامه ریزی منابع انسانی
فرایند برنامه ریزی منابع انسانی به سادگی شامل چهار مرحله کلی است:
تامین منابع انسانی فعلی: ارزیابی در دسترس بودن منابع انسانی فعلی در سازمان مهم ترین گام در برنامه ریزی منابع انسانی است. این برنامه ریزی شامل یک مطالعه جامع از قدرت منابع انسانی سازمان از نظر تعداد، مهارت ها، استعدادها، شایستگی ها، صلاحیت، تجربه، سن، دوره، رتبه بندی، عملکرد، پاداش، مزایا و ... است.
در این مرحله ممکن است مشاوران، محاصبه های گسترده ای با مدیران انجام دهند تا مسائل مهم منابع انسانی را که با آن مواجه هستند و قابلیت های نیروی کار را که برای فرایندهای مختلف کسب و کار اساسی و حیاتی می دانند، درک کنند.
نیازهای آتی منابع انسانی: تجزیه و تحلیل نیازهای نیرو کار آینده، گام دوم در برنامه ریزی منابع انسانی است. همه متغیرهای شناخته شده HR مانند فرسایش، اخراج، مشاغل خالی قابل پیش بینی، بازنشستگی، ترفیع، نقل و انتقالات از پیش تعیین شده و ... هنگام تعیین تقاضای آتی منابع انسانی درنظر گرفته می شوند. به علاوه، برخی از متغیرهای ناشناخته نیروکار مانند عوامل رقابتی، استعفا، انتقال ناگهانی یا اخراج نیز در محدوده این آنالیز گنجانده می شود.
پیش بینی تقاضا: گام بعدی تطبیق تامین فعلی با تقاضای آینده منابع انسانی و ایجاد پیش بینی تقاضا است. در اینجا، درک استراتژی و اهداف تجاری در بلند مدت نیز ضروری است تا پیش بینی تقاضای نیرو کار به گونه ای باشد که با اهداف سازمانی همسو باشند.
استراتژی و پیاده سازی منابع انسانی: پس از بررسی تفاوت موجود بین تامین و تقاضای منابع انسانی، مشاور منابع انسانی برنامه هایی را برای رفع این اختلاف مطابق با پیش بینی تقاضای ایجاد شده توسط آن ها تدوین می کند. این ممکن است شامل اجرای برنامه های ارتباطی با کارمندان، جابجایی، جذب استعداد، استخدام و برون سپاری، مدیریت استعداد، آموزش و مربیگری و بازنگری در سیاست ها باشد.
سپس برنامه ها با اطمینان مدیران اجرا می شوند تا روند اجرا روان و کارآمد باشد.
به این ترتیب، برنامه ریزی منابع انسانی به سازمان کمک می کند تا اهداف و مقاصد خود را به موقع و با قدرت منابع انسانی مناسب در عمل محقق کند.
منبع:
https://www.managementstudyguide.com/
https://www.cutehr.io/