چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟

همه ما مشکل مدیریت زمان در محل کار را تجربه کرده ایم. امیدوار و خوش بین از خواب بیدار می شویم، تصورمان بر این است که نه تنها تمام کارها را در زمان تعیین شده تحویل می دهیم بلکه بعد از کار به باشگاه می رویم و غذای سالم هم برای خود درست میکنیم.

اما شرایط طور دیگری پیش می رود. دیرتر خانه را ترک می کنیم، در ترافیک می مانیم، و خسته و ناامید به پشت میز کار خود می رسیم.

نشسته ایم تا پروژه ای را که هفته ها آن را به تعویق انداخته بودیم به سرانجام برسانیم، که متوجه می شویم تا ظهر به صورت پشت سرهم جلسه داریم.

اما خوشبختانه می توان این ساعات گم شده در روز را دوباره به دست آورد. درواقع همه چیز به مدیریت زمان شخصی ما برمیگردد. به جای اینکه اجازه دهیم زمان ما را مدیریت کند، باید ما زمان را مدیریت کنیم. در همین راستا، می خواهیم در این مقاله به روش های مدیریت زمان بپردازیم و با نحوه مدیریت زمان بیشتر آشنا شویم.

1. بدانیم در حال حاضر وقت خود را چگونه می گذرانیم

برای اینکه بتوانیم به صورت بهینه زمان خود را مدیریت کنیم، ابتدا باید بفهیم زمان خود را کجا صرف می کنیم. با ردیابی فعالیت های روزانه خود، زمان خود را به مدت یک هفته ثبت کنیم. این کار به ما کمک میکند:

ـ میزان کاری که در طول یک روز می توانیم انجام دهیم را تعیین کنیم

ـ کارهایی که زمان ما را می گیرند شناسایی کنیم

ـ بر فعالیت هایی که بیشترین بازده را دارند تمرکز کنیم

با انجام این بررسی و ممیزی زمان، کاملا مشخص خواهد شد که چه مقدار از زمان ما صرف افکار، گفتگوها و فعالیت های غیرمولد و غیرضروری می شود. هم چنین به درک بیشتری از مدت زمانی که انجام انواع کارها طول می کشد، میرسیم (اجرای نکات بعدی خیلی مفید است).

به علاوه، این تمرین می تواند کمک کند تا مشخص کنیم چه زمانی از روز بیشترین بازده و کارایی را داریم. به این ترتیب می دانیم چه زمانی روی پروژه های خود که به تمرکز و خلاقیت بیثشتری نیاز دارند، کار کنیم.

2. یک برنامه روزانه ایجاد کنیم و به آن پایبند باشیم

این مرحله برای یادگیری نحوه مدیریت زمان در محل کار، ضروری است. سعی کنیم روز خود را بدون یک لیست منظم از کارهایی که باید انجام شوند، شروع نکنیم.

قبل از اینکه محل کار خود را ترک کنیم، فهرستی را متشکل از مهم ترین وظایف و کارهای روز بعد آماده کنیم. این کار باعث می شود فردا به محض رسیدن به دفتر یا شروع روز کاری، فعالیت های خود را ادامه دهیم. وقتی تمام کارها و برنامه های خود را روی کاغذ می آوریم، مانع از شلوغی ذهن و شب بیدار ماندن و فکر کردن به کارهای روزانه می شویم.

درعوض، هنگامی که خواب هستیم ضمیر ناخودآگاه ما روی برنامه هایمان کار می کند و درنتیجه صبح با بینش جدیدی برای روز کاری جدید بیدار می شویم. یا اگر نمی توانیم روز قبل این کار را انجام دهیم حداقل ابتدای صبح لیست خود را آماده کنیم. زمانی که صرف ایجاد برنامه می کنیم در مقایسه با زمانی که به دلیل نداشتن برنامه مشخص بین کارهای مختلف پرش می کنیم، ناچیز است.

3. عاقلانه اولویت بندی کنیم

همانطور که لیست کارهای خود را سازماندهی می کنیم، اولویت بندی کارها را به عنوان مرحله ای کلیدی فراموش نکنیم. کارهایی را که نباید ابتدا آن ها را انجام دهیم، حذف کنیم. سپس سه یا چهار کار مهم را شناسایی کرده و اول آن ها را انجام دهیم. به این ترتیب مطمئن هستیم که کارهای ضروری را انجام داده ایم.

لیست کارهای خود را یک بار دیگر مرور کنیم تا مطمئن شویم که آن را براساس اهمیت یک کار به جای فوریت آن، سازماندهی کرده ایم. معمولا مسئولیت های مهم از دستیابی به اهداف ما حمایت می کنند. چون زمانی که باید روی فعالیت هایی تمرکز کنیم که اهداف تجاری ما را پشتیبانی می کنند، اجازه می دهیم فوریت ها غالب شوند.

برای جلوگیری از این دام، یکی از نکات مدیریت زمان در کار را استفاده میکنیم که در کتاب استفن کاوی، تحت عنوان First Things First وجود دارد. او ماتریس مدیریت زمان را که به ماتریس آیزنهاور معروف است به عنوان ابزاری سازمانی برای اولویت بندی وظایف براساس ایده ی اهمیت و فوریت ارائه می دهد.

 

 

در ادامه نگاهی دقیق تر به خانه های این چارت می اندازیم:

مهم و فوری: این کارها داری ضرب الاجل های مهم با فوریت بالا هستند. آن ها را فورا تکمیل کنیم.

مهم اما غیرفوری: این موارد مهم هستند اما نیاز به اقدام فوری ندارند و باید شامل استراتژی توسعه‌ی بلند مدت باشند. سعی کنیم بیشتر زمان خود را برای این دسته از کارها درنظر بگیریم.

فوری اما غیرمهم: این وظایف فوری هستند اما مهم نیستند. از آنجایی که به خروجی کار ما کمک نمی کنند، آن ها را به حداقل برسانیم، به فردی دیگری محول و یا حذف کنیم. آن ها معمولا باعث حواس پرتی ما هستند که ممکن است ناشی از برنامه ریزی ضعیف دیگران باشند.

نه فوری و نه مهم: این کارها ارزش کمی دارند و باید تا حد ممکن حذف شوند.

هنگامی که بتوانیم اولویت بندی کارهای خود را مشخص کنیم، مدیریت زمان ما به سطح کاملا جدیدی ارتقا می یابد. به این ترتیب، در روزهایی که زمان کافی نداریم می دانیم که کجا باید زمان خود را متمرکز کنیم.

4. کارهای مشابه را در یک گروه قرار دهیم

سعی کنیم قبل از رفتن به کار بعدی، با تلاش برای تکمیل تمام کارهایی که از یک نوع هستند در زمان و انرژی ذهنی خود صرفه جویی کنیم. به عنوان مثال، برای پاسخ دادن به ایمیل ها، برقراری تماس های تلفنی، تشکیل پرونده و غیره زمان های جداگانه ای ایجاد کنیم.
به ایمیل ها  و پیام های دریافتی در همان لحظه پاسخ ندهیم. زیرا انجام این کار در بهترین حالت باعث حواس پرتی ما می شود. نوتیفیکیش های تلفن و ایمیل خود را خاموش کنیم تا وسوسه چک کردن پیام ها در زمان تعیین نشده را از بین ببریم.


5. از اصرار به انجام همزمان چند کار خودداری کنیم

این یکی از ساده ترین نکات مدیریت زمان است اما می تواند یکی از سخت ترین آن ها نیز باشد. انجام چند کار باهم ممکن است وسوسه انگیز باشد اما وقتی این کار را انجام می دهیم به خود لطمه زده ایم چون وقتی از کاری به کار دیگر می رویم زمان را از دست داده و بهره وری ما کاهش می یابد.
به طور مشابه، خود را در یک فهرست طولانی از کار غرق نکنیم و سعی کنیم با آرامش کارها را تک به تک انجام دهیم.



6. برای کارها محدودیت زمانی تعیین کنیم

بخشی از برنامه ریزی باید شامل تعیین محدودیت های زمانی برای هر کاری باشد. داشتن لیست کارها خیلی خوب و مفید است اما ممکن است گاهی حس کنیم هیچ کدام از آن ها را تکمیل نکرده ایم و نمی توانیم کنار هیچکدام تیک بزنیم.
اگر به دنبال تنظیم یک سرعت ثابت برای گردش کار خود هستیم تکنیک Pomodoro می تواند به ما کمک کند تا لیست کارهای خود را در قسمت های 25 دقیقه ای بررسی کنیم و بین هر دوره استراحت کوتاهی داشته باشیم و پس از تکمیل چهار دوره 25 دقیقه ای، یک استراحت طولانی تر درنظر بگیریم. این تکنیک تمرکز محدود را با استراحت های مکرر متعادل می کند، فشار ذهنی را کاهش داده و انگیزه را حفظ می کند.
از گزارش زمان خود (مرحله 1) برای برآورد مدت زمان انجام یک فعالیت استفاده کنیم. هنگامی که زمان تعیین شده برای هر کاری را صرف کردیم، به فعالیت مهم بعدی برویم.
با انجام این نکات بهره وری و بازده ما افزایش یافته و لیست کارهایمان کاهش می یابد.



7. جلوگیری از فشار کار

یکی از لذت بخش ترین نکات در مدیریت زمان: استراحت را بخشی از برنامه خود قرار دهیم. وقتی کاری را تمام کردیم به خود فرصت نفس کشیدن بدهیم.

استراحت های کوتاهی برای تجدید قوا داشته باشیم، مانند یک پیاده روی کوتاه، بازی پینگ پنگ، کمی مدیتیشن و...



8. نه گفتن را یاد بگیریم

اگر نه گفتن را یاد نگیریم، هرگز چگونگی مدیریت زمان در محل کار را یاد نخواهیم گرفت. فقط هرکسی خودش واقعا می داند که برای چه چیزی زمان دارد، بنابراین اگر برای تمرکز بر کارهای مهم تر نیاز به رد کردن درخواست دیگران داریم در انجام آن تردید نکنیم. و اگر پروژه ای را انجام می دهیم که مشخصا به جایی نمیرسد از رها کردن آن نترسیم.
به جای انجام بسیاری از وظایف که ارزشی ایجاد نمی کنند یا ارزش تولیدی آن ها کم است، کارهای کمتری که ارزش بیشتری دارند انجام دهیم. قانون 80/20 را به خاطر داشته باشیم، 80 درصد از نتایج و خروجی ما از 20 درصد ورودی های ما می آید. پس تلاش خود را بر این اساس متمرکز کنیم.
اگر نمی توانیم نه بگوییم، آن کار را به فرد دیگری محول کنیم. درحالی که تفویض اختیار می تواند یک مهارت سخت برای یادگیری باشد اما می تواند برای مدیریت زمان شخصی ما معجزه کند. وقتی یک تیم با استعداد را گرد هم آورده ایم پس وظایفی را که می توانیم به آن ها محول کنیم مشخص نماییم.


9. سازماندهی کنیم

برای مدیریت موثر زمان باید این نکته را در لیست کارهای خود قرار دهیم. اگر تعداد زیادی کاغذ در میز کار ما پراکنده شده باشد پیدا کردن کاغذ موردنظرمان مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه خواهد بود. اینکه زمان با ارزش خود را صرف پیدا کردن موارد گم شده کنیم بسیار ناامید کننده است. ناگفته نماند که بهم ریختگی مانع تمرکز نیز می شود.
قدم های کوچک می توانند تفاوت های بزرگی ایجاد کنند. یک سیستم بایگانی برای اسناد ایجاد کنیم، اشتراک ایمیل هایی را که دیگر نیازی به آن نداریم لغو کنیم. فقط یک بار این کارها را انجام می دهیم ولی برای همیشه از مزایای آن بهره مند خواهیم شد.


10. عوامل حواس پرتی را از بین ببریم

رسانه های اجتماعی، مرورگر وب، همکاران، پیام های متنی، پیام های فوری و... این نوع حواس پرتی ها در محل کار کم نیستند. کلید مدیریت زمان، تلاش برای رهایی یافتن از آن هاست. در اتاق خود را ببندیم تا بخشی از این عوامل وقفه را محدود کنیم. تمام تب ها به جز مواردی که در حال حاضر روی آن ها کار می کنیم، ببندیم. نوتیفیکیشن پیام ها را خاموش کنیم و تماس های تلفنی شخصی خود را برای زمان نهار بگذاریم.
قدم های کوچکی برداریم، دو عامل اصلی حواس پرتی خود را شناسایی کنیم و به مدت دو هفته روی غلبه بر آن ها تمرکز کنیم. و به یاد داشته باشیم، خواب کافی، نوشیدن آب کافی و تغذیه سالم همگی می توانند کمک کنند در در طول روز کاری خود تمرکز بیشتری داشته باشیم.




منبع: