برنامه ریزی جلسه مرحله ای مهم در برگزاری جلسات
چگونه می توان جلسات را به شکل موثرتری برگزار کرد؟ از آنجایی که بسیاری از مشکلات مربوط به بازده جلسه و مشارکت اعضا، با آماده سازی و برنامه ریزی صحیح، قابل حل است، پاسخ دادن به این سوال باعث شکل گیری سوال دیگری می شود، چگونه می‌توان یک جلسه را به شکل صحیحی برنامه ریزی کرد؟
از جمله موضوعات مهمی که در این مقاله به آن پرداخته شده، برگزاری جلسه در زمان نامناسب، عدم تمرکز بر موضوع اصلی جلسه و اصرار بر حضور برخی از اعضا است که حضورشان در جلسه لازم نیست. همه این موضوعات کمک می کنند تا مشخص کنیم برنامه ریزی چطور می تواند در کیفیت و موفقیت جلسه موثر باشد. از این رو، در این مقاله به نحوه برنامه ریزی جلسات خواهیم پرداخت.
چگونه برای جلسات خود برنامه ریزی کنیم؟
1.مشخص کردن اهداف جلسه
اولین قدم برای برنامه ریزی صحیح یک جلسه، تعیین هدف جلسه است، یعنی دقیقا مشخص کنیم که می خواهیم از جلسه چه چیزی را به دست آوریم. درواقع باید هدف یا مجموعه ای از اهداف را برای جلسه مشخص کنیم و یا درباره چگونگی معیارهای موفقیت جلسه، تصمیم گیری کنیم. هنگامی که این اهداف یا معیارها مشخص شوند می توانیم محتوای جلسه را براساس آن ها برنامه‌ریزی کنیم.
اهداف دقیق جلسه به شرایط ما، ماهیت کاری که انجام می دهیم و... بستگی دارد. برای مثال این اهداف می تواند شامل راه اندازی رسمی یک پروژه جدید، تصمیم گیری درمورد یک مسئله کاری مهم، تجزیه و تحلیل عملکرد گذشته، نتیجه گیری و ارائه ایده هایی جدید برای پیش برد کسب و کار باشد. هنگامی که اهداف جلسه را مشخص کرده باشیم، حفظ جلسه در مسیر اصلی خود بسیار آسان تر خواهد بود. به این ترتیب در پایان جلسه ما به درک روشنی ازجلسه خواهیم رسید.
2. تصمیم گیری درباره موضوعات جلسه
در مرحله بعدی باید درباره نحوه انجام جلسه و به ویژه موضوعاتی که می خواهیم در جلسه به آن ها بپردازیم، با دقت بیشتری فکر کنیم. این امر هم تا حد زیادی به ماهیت کسب و کار ما، کاری که انجام می دهیم و اهداف جلسه ای که برگزار می کنیم، و البته شیوه هایی که برای انجام این کار وجود دارد بستگی دارد، که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.
ابتدا باید لیستی از همه نکاتی را که می خواهیم به آن ها بپردازیم، آماده کنیم. سپس برای هریک از آن ها باید مواردی را که می خواهیم افراد درباره آن ها بدانند یا در طول جلسه درباره اش صحبت کنند، برنامه ریزی کنیم. این کار مبنایی می شود برای نوشتن دستورکار جلسه که وجودش برای بهره وری و کارآمدی جلسه حائز اهمیت است.
3. دعوت شرکت کنندگان
اکر شرکت کنندگان احساس کنند که در وهله اول به حضورشان در جلسه نیاز نبوده، جلسه دچار افت می شود. برای جلوگیری از اتلاف زمان اعضای جلسه، باید ابتدا شرکت کنندگان موردنیاز را یعنی کسانی که در موضوع جلسه سهیم هستند، کسانی که باید از وظایف خود مطلع شوند، و کسانی که باید تصمیمات نهایی را بگیرند، به درستی شناسایی کنیم.
4.توزیع مطالب موردنیاز پیش از جلسه
بسیاری از مطالب و تجهیزات موردنیاز جلسه را می توان از پیش برای اعضای جلسه ارسال کرد. بخشی از فرایند یادگیری نحوه برگزاری جلسات موثر ، باید بر نیاز به ایجاد، آماده سازی و توزیع مطالب و محتوای مربوط به جلسه ، تمرکز داشته باشد.
مهم ترین چیزی که قبل از جلسه باید برای دعوت شدگان ارسال شود، دستورکار جلسه است.
این باعث می شود شرکت کنندگان بدانند جلسه در رابطه با چه موضوعی است و چرا برگزار می شود، و درنتیجه با آمادگی ذهنی بیشتری در جلسه شرکت کنند، که همین باعث افزایش مشارکت اعضا می شود. به علاوه اسلایدهای ارائه در جلسه، مطالب خواندنی و سایر محتوای مربوطه نیز می توانند ارسال شوند.
در این مرحله از فرایند برنامه ریزی، باید نحوه توزیع این مطالب را هم درنظر بگیریم. می توانیم از مطالب موردنظر کپی گرفته و ارسال کنیم. اما اگر افراد جلسه به لپتاپ یا کامپیوتر دسترسی داشته باشند می توانیم به راحتی از طریق ایمیل یا سایر ابزارهای ارتباطی موردنظر سازمان، دستور کار و مطالب را ارسال کنیم یا آن را روی صفحه به نمایش درآوریم تا همه به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.
5.آماده کردن فضای جلسه پیش از رسیدن شرکت کنندگان
آخرین کاری که باید انجام دهیم آماده سازی فضای جلسه پیش از رسیدن افراد است تا اتلاف زمان در طول جلسه را به حداقل برسانیم. در جلسات حضوری از تعداد صندلی کافی برای اعضای جلسه مطمئن شویم و بررسی کنیم همه افراد از جایگاه خود نسبت به محتوای نمایشی ارائه شده در جلسه دید کافی داشته باشند. هم چنین در صورت استفاده از فناوری یا ابزارهای دیجیتالی، از صحت و درستی آن ها اطمینان حاصل کنیم.
در جلسات آنلاین هم مطمئن شویم اتصال اینترنت، میکروفن، دوربین و سایر ابزارهایی که استفاده می کنیم مانند وایت بردهای مجازی، به درستی کار می کنند. به علاوه برنامه یا اپلیکیشنی استفاده کنیم که همه اعضای جلسه بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.
مطلب پیشنهادی : آداب حضور در جلسات مجازی
سخن پایانی
برگزاری جلسات بخش مهمی از مدیریت کسب و کارها و سازمان هاست و یادگیری برگزاری جلسات موثر برای افزایش بهره وری و راندمان، مسئله مهمی است که برای رسیدن به آن به یک برنامه ریزی قوی نیاز داریم.
برنامه ریزی جلسه مسئله ای است که بسیاری از رهبران مشاغل آن را نادیده می گیرند، درصورتی که خود می تواند تفاوت بین موفقیت و شکست باشد. فرایند برنامه ریزی باید شامل مشخص کردن اهداف، تصمیم گیری درباره موضوعات مورد بحث، اطمینان از دعوت شرکت کنندگان موردنظر، توزیع و ارسال دستورکار جلسه از قبل و اطمینان از آماده بودن فضای جلسه، باشد.
با انتخاب موضوعات ارزشمند، انجام شیوه های کارآمد، ارتباطات بهتر و پیگیری صحیح اعضا می توانید جلسات موثرتری داشته باشیم. تکنولوژی نقش مهمی در اطمینان از موفقیت جلسه به ویژه در شرایط دورکاری و برگزاری جلسات آنلاین دارد.
منبع:
https://www.viewsonic.com/
